“La dematerializzazione dei documenti e il Responsabile della conservazione sostitutiva”
- Codice: DE01
- Descrizione:
Temi trattati
- La smaterializzazione dell’archivio storico.
- L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
- La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva
Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004, D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.
- Obiettivi:
- Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
- Conoscerne compiti e responsabilità.
- Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
- Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
- Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
- Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.
- Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
- Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
- Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
- I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
- L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
- Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
- Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
- Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.
- Prerequisiti:
nessuno
- Attestato:
ai partecipanti verrà rilasciato un attestato di partecipazione - Programma:
Orario 09.00 Registrazione dei partecipanti 09.30 Conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti: - Documenti analogici e informatici: la forma del documento informatico.
- La firma Digitale:
- o Quali sono gli effetti probatori della firma digitale.
- o Normativa comunitaria e nazionale sulla firma digitale.
- Il certificato di sottoscrizione, le procedure di firma e loro sicurezza.
- Effetti probatori del documento informatico firmato digitalmente.
- Differenze tra firma “forte” e firma “debole”
- Riferimento e marca temporale.
- Differenze, effetti giuridici e aspetti operativi
- Cenni sulla Posta Elettronica Certificata (PEC) e il suo valore giuridico.
- Il nuovo Codice della Amministrazione digitale e il Testo Unico.
- La visione di insieme del quadro normativo allo stato dell’arte.
- Sistemi di Gestione Documentale e Privacy nel quadro normativo.
- Come funziona la PEC e il suo valore giuridico
- Il nuovo Codice dell’amministrazione digitale e il Testo Unico.
- La visione di insieme del quadro normativo allo stato dell’arte.
- Sistemi di Gestione Documentale e Privacy nel quadro normativo.
10.30 Conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva: - La fattura elettronica:
- o Cosa cambia per il soggetto passivo d’imposta.
- o Emissione, trasmissione e conservazione
- o Ciclo attivo e ciclo passivo.
- o Implicazioni normative dell’outsourcing dei processi di fatturazione.
- Quali documenti si possono smaterializzare e in che modo:
- o I documenti rilevanti ai fini tributari.
- o I documenti analogici unici e non unici.
- o Le scritture contabili.
- Quali sono le regole da seguire per la smaterializzazione dei documenti contabili:
- o Fatture.
- o Documenti di trasporto e Bolle di accompagnamento.
- o Libro giornale, inventari, iva, cespiti ammortizzabili.
- o Libri paghe.
- La conservazione sostitutiva di documenti informatici rilevanti ai fini tributari e la conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari:
- o La forma.
- o L’emissione e memorizzazione
- o L’esibizione.
- o Come avviene il processo di conservazione sostitutiva.
- o La riproduzione.
- o Il rispetto dei tempi richiesti dall’Amministrazione Finanziaria.
- o L’individuazione dell’Agenzia Fiscale competente.
- o Ulteriori dati ed elementi identificativi nel rapporto con l’Agenzia delle Entrate.
- Le comunicazioni alle Agenzie Fiscali dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione.
- Il periodo di conservazione secondo la normativa civile e fiscale.
- Quando si considera concluso il processo di conservazione sostitutiva.
- Quando è possibile distruggere l’archivio cartaceo.
11.30 Coffee Break 11.45 Il Responsabile della Conservazione e il Manuale della Conservazione Sostitutiva - Chi deve svolgere questo ruolo nelle aziende: le competenze necessarie e le figure professionali coinvolte.
- La nomina del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
- Il mansionario del Responsabile della Conservazione:
- o compiti organizzativi;
- o compiti operativi;
- o compiti di manutenzione;
- o compiti di verifica;
- o compiti per la protezione dei dati;
- o compiti di assistenza;
- o compiti di procedura;
- o compiti di ispezione;
- o responsabilità e deleghe.
- Il Manuale della Conservazione sostitutiva:
- o redazione, contenuti, obiettivi;
- o cronologia delle verifiche e delle manutenzioni eseguite;
- o scadenzario e aggiornamenti;
- o sicurezza logica, sicurezza fisica e Privacy della conservazione sostitutiva.
- Conservazione sostitutiva nei sistemi di fatturazione elettronica.
- o Conservazione del ciclo attivo e passivo di fatturazione.
- Analisi dei costi e calcolo dei benefici per tipologia di documento.
12.45 Colazione di lavoro 14.30 I rapporti con l’Agenzia delle Entrate: comunicazioni, trasmissioni, verifiche e sanzioni - I chiarimenti della Circolare 45/E del 19 ottobre 2005.
- L’attività di controllo dell’Agenzia delle Entrate:
- o il controllo sulla correttezza della procedura di conservazione;
- o la verifica sulla tempistica del processo di conservazione;
- o i termini di conservazione e i termini di accertamento;
- o diritti e doveri della società e del responsabile della conservazione nel corso della verifica fiscale;
- o le autorizzazioni amministrative e giurisdizionali;
- o le sanzioni applicabili e la responsabilità del conservatore.
- Le comunicazioni all’Agenzia:
- o le comunicazioni previste per l’outsourcing;
- o la tenuta della contabilità all’estero;
- o l’invio delle impronte: termini e modalità.
- L’assolvimento dell’imposta di bollo:
- o la comunicazione da presentare all’Ufficio delle Entrate;
- o la predisposizione del versamento dell’imposta di bollo;
- o la verifica fiscale in regime di conservazione sostitutiva.
Programma e Contenuti – 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.
Orario 15.30 Aspetti Tecnici della Conservazione Sostitutiva I: esemplificazione operativa su produzione da ERP, archiviazione e gestione elettronica, documenti rilevanti ai fini tributari, con gestione dei processi attraverso Workflow Management: un caso di studio. 16.30 Coffee Break 16.45 Aspetti Tecnici della Conservazione Sostitutiva II: esemplificazione operativa su processo di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali: un caso di studio. 17.45 Aspetti Tecnici della Conservazione Sostitutiva III: competenze, organizzazione e progettualità. - L’organizzazione e gestione aziendale in un’azienda digitale: archiviazione elettronica e Workflow Management.
- Le competenze tecnologiche e l’organizzazione aziendale in regime di Conservazione Sostitutiva.
- Le tecnologie e gli strumenti di archiviazione documentale, Document Management e Conservazione Sostitutiva:
- o quali sono gli strumenti necessari per implementare un processo di conservazione sostitutiva;
- o quali sono gli strumenti da adottare: software e hardware;
- o formati da adottare e standard tecnologici per l’archiviazione documentale;
- o quali sono gli strumenti e le procedure per garantire la sicurezza dei sistemi informativi;
- o il deterioramento dei supporti di memorizzazione;
- o evoluzione e obsolescenza della tecnologia informatica.
- Analisi dei costi e calcolo dei benefici: come definire l’implementazione di un progetto di Conservazione Sostitutiva.
18.30 Domande dei partecipanti 18.45 Fine lavori - Durata:
1 giorno - Costi:
350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante
200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it
Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break. - Docente: dott. Umberto Zanini; dott. Alberto Bobbo; dott. Aldo Lonciari; Graziano Barberini
- Indirizzo: Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - (VE)